»Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.« Diese Gesetzmäßigkeit gilt oftmals auch für Texter. Das ist kein Problem, sofern der Liefertermin eingehalten wird. Was aber, wenn etwas dazwischenkommt und der Liefertermin kippt? So verhindern Sie unangenehme Situationen durch effektives Zeitmanagement.
Die oben zitierte, auch als Parkinsonsches Gesetz bekannte Weisheit des britischen Soziologen Cyril Parkinson gehört zu den wenigen Gesetzmäßigkeiten, die sich universell auf zahlreiche Themenkomplexe anwenden lassen und dabei nichts von ihrem Wahrheitsgehalt einbüßen. Wenn Sie ehrlich sind, haben Sie diese Feststellung in Ihrem Leben als Texter wahrscheinlich auch schon das eine oder andere Mal gemacht.
Insbesondere dann, wenn viele Direct Orders mit einer großzügigen Bearbeitungszeit im Auftragsbuch notiert sind, neigen wir dazu, diese Zeitspanne großzügig auszunutzen, sodass es am Ende dennoch knapp wird. Auch wenn der Workload am Ende des Tages bewältigt ist, zerren Zeitdruck und Stress doch an den Nerven, was sich mitunter auch auf die Qualität der abgelieferten Texte auswirken kann. Diese Klippe lässt sich mit Hilfe einiger Kniffe aus dem klassischen Zeitmanagement jedoch gekonnt umschiffen.
Bringen Sie Ordnung in das Auftragschaos
Setzen Sie Prioritäten
Ist diese grobe Liste erstellt, priorisieren Sie Ihre Aufträge nach deren Dringlichkeit, sodass sich eine klare Bearbeitungsreihenfolge ergibt und Sie wissen, an welchem Tag Sie welchen Auftrag erledigen bzw. fertig abliefern. Bleiben Sie bei der Einschätzung Ihrer täglichen Kapazitäten realistisch. Damit Sie Ihre Zeitplanung stets im Auge behalten, empfiehlt sich die Nutzung eines Zeitmanagement-Tools wie beispielsweise »Trello«, »Wrike« oder »Wunderlist«, mit dessen Hilfe Sie eine klare Visualisierung Ihrer Ziele erhalten. Somit behalten Sie Abgabetermine sowohl am Computer als auch auf dem Smartphone immer im Blick und werden auf Wunsch sogar daran erinnert. Da das Leben für uns immer wieder Überraschungen bereithält, ist ein Zeitpuffer Pflicht. Wie groß dieser Puffer ist, hängt von Ihrer Erfahrung als Texter und dem Umfang des Auftrags ab. 12 bis 24 Stunden sind meist sinnvoll.
Lernen Sie, »Nein« zu sagen
Als Texter sind wir häufig mit Situationen konfrontiert, in denen uns ein lukrativer Auftrag nach dem anderen entweder per Nachricht oder unmittelbar via Direct Order wie ein Köder vor der Nase baumelt. Leider kommen diese Angebote oft zu ungünstigen Zeiten, denn eigentlich ist das Auftragsbuch bereits voll und freie Kapazitäten sind nicht in Sicht. Und trotzdem werden Sie sicher zustimmen, dass Sie dem Lockruf dieser Aufträge von Zeit zu Zeit erliegen und sie annehmen. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von Pflichtbewusstsein und dem Selbstverständnis als leidenschaftlicher Dienstleister bis hin zur ältesten Motivation der Welt – klingender Münze. Allerdings hat das bereitwillige Überschätzen der eigenen Kapazitäten weitreichende Folgen. Das gilt insbesondere für finanziell lukrative Aufträge zu Themen, in denen Sie sich nicht ganz sattelfest fühlen. Kommen nun noch unerwartete Ereignisse aus dem Privatleben hinzu, geraten Sie gewaltig unter Druck und können im schlimmsten Fall die Liefertermine gleich mehrerer Aufträge nicht mehr einhalten. Lernen Sie daher auch das Neinsagen.
Wichtig ist dieser Aspekt auch deshalb, weil Sie unerwartet von Revisionen überrascht werden können, die zusätzlichen Zeitdruck erzeugen, da sie binnen 24 Stunden bearbeitet werden müssen. Treffen nun Auftragsstau und offene Revisionen aufeinander, kann es zum gefürchteten Dominoeffekt kommen, der gleich mehrere Aufträge zum Kippen bringt, weil schlicht die Zeit für die Bearbeitung fehlt. Das kostet Sie im schlimmsten Fall nicht nur die Vergütung für den einen oder anderen Auftrag, sondern mitunter auch Ihren Ruf. Gerade unerfahrene Autoren sollten daher bei der Auftragsannahme immer im Hinterkopf behalten, dass bereits eingereichte Texte in Revision gehen können. Im Zweifelsfall ist es daher besser, keine zusätzlichen Aufträge anzunehmen, sofern die zeitlichen Kapazitäten eng bemessen sind und kein Zeitpuffer vorhanden ist.
Warum uns das Neinsagen so schwerfällt
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- Wir wollen es allen recht machen.
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- Wir möchten Wertschätzung und Anerkennung bekommen.
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- Die Belohnung für das Jasagen hat einen sehr großen Reiz.
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- Wir wollen andere nicht vor den Kopf stoßen.
- Die Befürchtung von möglichen Konsequenzen hält uns davon ab.
Kein Auftraggeber, nicht einmal ein Stammkunde, wird es Ihnen übelnehmen, wenn Sie einzelne Aufträge mit gutem Grund ablehnen. So ersparen Sie sich jede Menge Stress und steigern Ihre Arbeitseffizienz. Und was den finanziellen Aspekt angeht: Gut dotierte Aufträge kommen wieder. Sie sollten also nicht einem einzelnen Auftrag hinterherjagen, dessen Thema Ihnen zudem nicht zu 100 Prozent liegt. Davon haben nämlich weder Sie noch Ihr Kunde etwas.
Probleme im Vorfeld vermeiden
Die Weichen, die das Auftreten von Zeitnot verhindern, stellen Sie bereits vor der Auftragsannahme, indem Sie jeden Auftrag beziehungsweise dessen Briefing genau unter die Lupe nehmen. Stellen Sie sich unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Zeitkapazitäten und Ihrer Themenkompetenz die Frage danach, ob Sie der richtige Autor für den Text sind. Nehmen Sie insbesondere komplexe Aufträge nur dann an, wenn Sie über ausreichend Zeit und Expertise verfügen, um die Anforderungen aus dem Briefing bestmöglich zu erfüllen, selbst wenn unerwartete Ereignisse Ihr Zeitbudget stark dezimieren.
Überprüfen Sie vor der Annahme auch unbedingt, ob das Briefing verständlich ist und alle wichtigen Informationen zur Bearbeitung des Auftrags enthält. Wenn Sie eine Rückfrage haben oder im Briefing relevante Details fehlen sollten, ist es wichtig, dass Sie den Auftraggeber möglichst frühzeitig kontaktieren. Nehmen Sie Aufträge, die ein mangelhaftes Briefing und zudem eine sehr kurze Bearbeitungsfrist haben, daher idealerweise erst dann an, wenn alle Fragen via Rücksprache geklärt sind. Auch Terminabsprachen bezüglich einer Verlängerung der Auftragsfristen sollten Sie so früh wie möglich treffen.
Gleichartige Aufgaben blockweise erledigen
Wer einmal ein paar erfolgreiche Aufträge für einen Auftraggeber erledigt hat, der darf sich in der Regel über einen neuen Stammkunden freuen. Häufig erhalten Sie von diesen Stammkunden gleich mehrere gleichartige Direct Orders auf einmal. Hinzu kommen meist noch einige Aufträge anderer Auftraggeber sowie der eine oder andere interessante Textauftrag aus der Open-Order-Datenbank. Wer diese Fülle an Aufträgen möglichst zeiteffizient erledigen möchte, sollte gleichartige Aufgaben blockweise abarbeiten.
Insbesondere bei thematisch eng verwandten Aufträgen bietet sich beispielsweise die Aufteilung in die drei Phasen Recherche, Schreiben und Korrekturlesen an. Diese Konzentration verhindert, dass der Schreibprozess etwa durch zusätzliches Recherchieren unterbrochen wird und Sie aus dem »Flow« geraten. Zudem lassen sich Aufgaben wie das Korrekturlesen auch ganz gemütlich am Abend mit dem Laptop auf der Couch erledigen. Diese dreiphasige Aufteilung lässt sich aber nicht nur auf thematisch ähnliche Aufträge anwenden, sondern auf die Gesamtheit Ihrer Textaufträge übertragen.
Eliminieren Sie alle Zeitfresser
»Monotasking statt Multitasking« lautet die Devise des cleveren Texters, denn das in unserer modernen Gesellschaft oft beschworene Multitasking ist der Effizienzkiller und Zeitfresser schlechthin. Das gilt vor allem für Selbstständige und Freiberufler, die im Home Office arbeiten. Eben mal kurz eine E-Mail beantworten, eine persönliche Nachricht schreiben, parallel ein wenig recherchieren und dabei noch ein paar Ideen für den nächsten Textauftrag in einem anderen Dokument notieren. Wenn dann noch der obligatorische Besuch auf dem eigenen Facebook-Profil und das Hantieren mit dem Smartphone hinzukommen, ist effizientes Arbeiten kaum mehr möglich.
Gerade, wer viele Aufträge hat, deren Abgabetermine drängen, manövriert sich auf diese Weise in eine Sackgasse, die selbst das Einhalten der besten Tagespläne unmöglich macht. Abgerundet wird das mentale Handwerkszeug des cleveren Texters also durch die Eliminierung aller Störquellen, sodass Sie sich zu 100 Prozent auf Ihren aktuellen Auftrag konzentrieren können. Neben den bereits genannten Maßnahmen betrifft das vor allem die Selbstverpflichtung, dass Sie sich für die Dauer der Auftragsbearbeitung von sozialen Netzwerken, E-Mail-Programmen und möglichst auch Ihrem Smartphone fernhalten.
Checkliste für das clevere Zeitmanagement
Texte schreiben mit Freude! Wenn Sie die genannten Ratschläge beherzigen, werden Sie feststellen, wie wirksam selbst diese einfachen Methoden des Zeitmanagements bereits sind. Die folgende Checkliste soll sicherstellen, dass Sie bei der Umsetzung der Zeitmanagement-Tipps immer den Überblick behalten:
- Überblick über den Auftragsbestand verschaffen
- Bearbeitungsaufwand für jeden Textauftrag abschätzen
- beachten bzw. festlegen, wann der Text beim Auftraggeber eingereicht werden soll
- Aufträge mit Zeitmanagement-Tools visualisieren und priorisieren
- ausreichenden Zeitpuffer einplanen
- auch einmal »Nein« sagen
- gleichartige Aufgaben blockweise abarbeiten
- Zeitfresser beseitigen (Smartphone, soziale Netzwerke etc.)
Autor dieses Artikels:
Bei diesem Blogbeitrag handelt es sich um einen Gastbeitrag von unserem Autor TheRacoon, der seit 2013 auf content.de aktiv ist. Texte kaufen auf content.de!
“Kein Auftraggeber, (…) , wird es Ihnen übelnehmen, wenn Sie einzelne Aufträge mit gutem Grund ablehnen.”
Als berühmte Ausnahme von der Regel gelten jene, die ohne vorherige Nachfrage themenfremde und / oder Over-Night-DO erteilen. In diesen Fällen sind die aus Ablehnung resultierenden Diskussionen besonders lang und bizarr.