Content Marketing trifft Projektmanagement

Mehr als Produktion und Distribution

Heute entscheiden Nutzer selbst, was sie interessiert und was sie sich ansehen. Alte Push-Werbetechniken verpuffen immer mehr. Deshalb müssen Unternehmen ihren (potentiellen) Kunden Inhalte bieten, die Antworten auf Ihre Fragen liefern und damit einen Mehrwert. Egal wie groß oder klein Ihr Team ist, factro ist ab 3 Benutzern gewinnbringend einsatzbar, unabhängig von der Unternehmens- und Organisationsstruktur. Als webbasiertes Tool und aufgrund der leichten Benutzerführung ist ein direkten Start – ohne große Einarbeitung oder Schulung – möglich. Durch die konsequente Einbindung der Drag & Drop-Steuerung sind viele Funktionen intuitiv nutzbar. Ähnlich wie ein Projekt ist Content Marketing komplex und muss vor allem eins, gut organisiert und geplant werden.

Koordination und Organisation

Für Kreativität wie sie im Content Marketing Prozess gefordert ist, muss vor allem für eine reibungslose Organisation gesorgt werden, um zeitliche Verzögerungen und damit unnötige Kosten zu vermeiden. Für Projektleiter oder Marketing-Chefs besteht die Herausforderung die Arbeit zwischen vielen verschiedenen Parteien auf Unternehmens- und/oder Agenturseite zu koordinieren:

  • User Research
  • Web Analyse
  • Produkt-Experten
  • Redaktion bzw. Texter-Team
  • SEO-Spezialisten
  • Designer
  • Social Media-Manager
  • E-Mail-Marketing-Manager
  • u. v. m.

Alle Beteiligten und ihre Tätigkeiten optimal aufeinander abzustimmen, kann zu einer enormen Herausforderung werden. In diesem Fall spielt auch die Kommunikation eine entscheidende Rolle, denn die einzelnen Bereiche sind aufeinander angewiesen. Ein Texter kann zum Beispiel keinen Text schreiben, wenn er keine Informationen zu Thema oder Produkt bekommt. Und vor allem bei Verzögerungen oder Terminänderungen im Prozess ist eine abgestimmte Kommunikation unabdinglich. Nur so können Erwartungen gemanagt und Fristen eingehalten werden. Und genau an dieser Stelle ist ein professionelles Tool, wie die Projektmanagement-Software factro, der Schlüssel zum Erfolg.

Mit dem richtigen Tool die Produktivität im Team steigern

Projektmanagement-Tools unterstützen Sie im gesamten Content Marketing-Prozess und helfen Ihnen, Ressourcen zu sparen und einen massiven Zeitgewinn zu erzielen. Damit bleibt mehr Zeit für die kreative Entwicklung von qualitativ hochwertigem Content. Denn jedes Projekt kann Ausmaße erreichen, bei denen man schnell den Überblick verlieren kann. E-Mails, Telefonate, Meetings, ein voller Schreibtisch – gerade dann muss entschieden werden, welche Aufgaben am dringendsten, am wichtigsten sind und somit am schnellsten erledigt werden müssen. Ohne die nötige Transparenz entsteht schnell Chaos.

Vorteil 1: Den Überblick behalten

Gerade in der Planung von Content-Projekten sind Struktur und Flexibilität zwei entscheidende Säulen. factroschafft hier Abhilfe und bietet Struktur pur. Zum Beispiel mit verschiedenen Ansichten.

Der übersichtliche Projektstrukturbaum bildet ein gesamtes Projekt in seiner Grundstruktur ab – mit Arbeitspaketen und einzelnen Aufgaben. Diese Darstellung kann Schritt für Schritt aufgebaut werden, bietet während des gesamten Projektes Orientierung und kann auch komplexe Zusammenhänge klar visualisieren. Hilfreich kann diese Ansicht zum Beispiel bei der Erstellung eines Redaktionsplans sein. So könnte ein ganzes Projekt einen Monat darstellen. Sie wählen Kalenderwochen als Pakete, die Beiträge sind einzelne Aufgaben. Kanäle könnten dann per Tags definiert werden. So sehen Sie auf einen Blick, welche Beiträge in der jeweiligen Woche veröffentlicht werden sollen. 

Durch die intuitive Handhabung können Sie Strukturbäume schnell und einfach erstellen oder anpassen. Verschieben Sie Pakete oder Aufgaben per Drag & Drop. Oder wechseln Sie mit einem Klick in eine andere Ansicht – je nachdem, welchen Schwerpunkt Sie gerade haben.

Was kommt wann? – Gantt Chart

Zeitliche Abläufe planen Sie am besten mit dem Gantt Chart. In dieser Darstellung können Sie Meilensteine und Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen erstellen. So legen Sie beispielsweise auch Abhängigkeiten einzelner Beiträge in Ihrem Redaktionsplan fest. Soll ein Blogbeitrag vor Veröffentlichung vielleicht erst in sozialen Netzwerken angekündigt werden, kann das mit dem Gantt Chart optimal geplant werden.

Kanban Board und Aufgabenliste

Das Kanban Board zeigt Ihnen alle Aufgaben eines Projektes nach ihrem Status sortiert an an. Im Beispiel des Redaktionsplans sehen Sie also, welche Beiträge gerade zu bearbeiten sind und welche als nächstes geplant werden müssen. Für Tabellenliebhaber gibt es alle Informationen in Form einer Aufgabenliste.

Persönliche Dashboards

Mit factro geht Ihnen auch das Multiprojektmanagement einfach von der Hand. Ein persönliches Dashboard bietet einen übergreifenden Blick auf alle Aufgaben und selbstverständlich auch Projekte.

Vorteil 2: Teamarbeit verbessern

Content Marketing ist immer auch Teamwork. Wie zu Beginn erwähnt, sind in diesem Bereich unterschiedlichste Teilbereiche beteiligt. Und diese müssen miteinander und nicht gegeneinander arbeiten. Für ein gemeinsames Ziel müssen also Absprachen getroffen werden. Mit einem Tool, zu dem alle Beteiligten Zugang haben, entsteht ein virtueller Arbeitsplatz. Hier finden alle die Informationen, die Sie benötigen. Angefangen bei eigenen To-dos, über relevante Dokumente bis hin zu Ansprechpartnern aus anderen Bereichen.

Aufgabendetails

Lästiges Herumtelefonieren fällt endlich weg, da alle Informationen zum Fortschritt und zur Bearbeitung einer Aufgabe mit verknüpft sind. So könnte zum Beispiel Content optimal geplant werden. Mit Informationen wie

  • Status
  • Verantwortung
  • Ausführend
  • zugehöriges Projekt/Paket
  • Priorität
  • Tags
  • Zeitraum
  • Aufwände
  • Beschreibung
  • Checkliste
  • Neuigkeiten

bleibt in Bezug auf eine Aufgabe keine Frage mehr offen. Und sollte doch mal etwas unklar sein, können Sie durch die integrierte Kommunikationsfunktion aufgabenbezogen Kommentare erstellen und so optimal abstimmen. Nicht selten scheitert die Zusammenarbeit bereits an den einfachsten Dingen. Wer was machen soll, ist unklar. Prioritäten subjektiv. Dank klarer Zuständigkeiten gehören Doppelarbeiten und Missverständnisse der Vergangenheit an, denn an den Stellen „Verantwortung“ und „Ausführend“ kann festgelegt werden, wer für die Bearbeitung und wer für die Abnahme verantwortlich ist.

Abnahmen und Freigaben

Für die besondere Kommunikation zwischen Verantwortlichem und Ausführendem sorgt der zusätzliche Status “Review“. Ist ein Text oder ein Beitrag für Facebook zum Beispiel fertig und muss nur noch zur Veröffentlichung freigegeben werden? So wird der Status auf „Review“ gestellt und die Aufgabe erscheint auf dem Dashboard des Verantwortlichen. Super einfach und schnell kann so Content auf den Weg gebracht werden, ohne dass er vorher überall – an Telefonaten, Meetings oder anderen Entscheidern – festhängen bleibt.

Gastnutzer

Vor allem im Content Marketing arbeitet man auch oft mit externen Parteien zusammen. Sei es eine Agentur oder ein selbstständiger Filmemacher. Die Abstimmung mit Beteiligten, die nicht zum Unternehmen gehören, birgt häufig Herausforderungen in sich. Man findet sie nicht im internen System, muss sich erst durchfragen oder erreicht sie nicht. Als kostenfreie Gastnutzer können auch diese Mitarbeiter eingebunden werden. Sie haben ihr eigenes Dashboard und können am Projekt mitarbeiten – Kommentare oder Anhänge anfügen, Checklisten abhaken oder den Aufgaben-Status ändern. So integrieren Sie wichtige Stakeholder und gestalten eine einfache und transparente Zusammenarbeit.

Vorteil 3: Transparentes Arbeiten

Mit factro machen Sie alle Vorgänge im Content Marketing sichtbar und strukturiert. Hat vorher irgendwie jeder seinen Kram gemacht? Oder waren Abstimmungsmeetings zeitaufwändig und nicht zielführend?

Zentrale und aktuelle Dokumente

Auch im Content Marketing fallen Massen an Dokumenten und Dateien an. Von der Recherche von Themen und Keywords über die Produktion von Texten und dem Design von Visuals bis hin zur KPI-Definition und der Erfolgsmessung. Das alles wird irgendwo entwickelt und abgelegt. Diskussionen, Status-Updates und die „gemeinsame“ Arbeit an Dokumenten erstrecken sich zumeist über unzählige E-Mail-Verläufe und Excel-Tabellen. Hinzu kommen nicht dokumentierte Telefonate und Post-its, die am Monitor kleben. Aktuelle Dateien und Dokumente an einer zentralen Stelle ist ein Traum für die Zusammenarbeit im Team. Und eine wichtige Voraussetzung für den gemeinsamen Erfolg. Mit factro werden alle relevanten Informationen und Dokumente direkt in der Aufgabe abgelegt und sind jederzeit von überall abrufbar. Über wichtige Änderungen werden Sie in Echtzeit informiert – ohne E-Mail-Verläufe durchforsten zu müssen. Aufgaben können miteinander verknüpft oder projektübergreifend mit Tags kategorisiert werden. Der Aufgabenverlauf ist jederzeit für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. So sind alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Stand.

Timings und Prioritäten

Mehrere Content-Projekte stehen an, doch was muss als Nächstes veröffentlicht werden? Wo fehlen noch wichtige Elemente? Jetzt wäre es gut, Timings und Prioritäten erkennen zu können. In ihrem persönlichen Kanban Board sehen Sie zum Beispiel auf einen Blick, was gerade „dran“ ist. Ein praktisches Ampelsystem zeigt außerdem, welche Aufgaben demnächst fällig und welche vielleicht sogar schon überfällig sind. Prioritäten können von „10 – niedrig“ bis „99 – hoch“ vergeben werden. So wissen Sie immer, was wie dringend zu tun ist. Und auch kleinere Facebook-Beiträge, die im Tagesgeschäft schnell mal unter gehen, fallen nicht mehr unter den Tisch.

Vorteil 4: Zeit einsparen

Durch eine zentrale Organisation Ihres gesamten Content Marketing sparen Sie vor allem eins: Zeit. Aufwändiges Suchen nach Dokumenten, Dateien oder Ansprechpartnern fällt mit factro endlich weg.

Standardisierung mit Vorlagen

Haben Sie wiederkehrende Aufgaben im Content Marketing? Vielleicht ein regelmäßiger Blogbeitrag zu einem bestimmten Thema? Dann erstellen Sie eine Vorlage, die Sie immer wieder benutzen können. So können Sie nicht nur erfolgreiche Aufgaben, sondern auch ganze Projekte oder Pakete als Vorlage aufbauen und so Ihre Prozesse standardisieren. Mehr Zeit für Konzeption anstatt lästiger „Organisations-Kram“. Dieses Prinzip funktioniert übrigens nicht nur bei grundlegenden Projektstrukturen. Übertragen Sie doch auch Kunden oder Mitarbeiterin das System und erstellen eine Kontaktdatenbank.

Ortsunabhängiges Arbeiten

Was fällt noch teilweise weg, was sonst viel Zeit kostet? Richtig, Meetings und Absprachen. Natürlich ist das persönliche Treffen für kreative Ideen oder Konzepte unumgänglich. Doch es müssen nicht mehr alle dazu geschaltet werden, um sich Statusberichte anzuhören. Mit factro bekommen alle Mitarbeiter das gleiche mit. Status, Fortschritt, strukturelle Zusammenhänge, usw. sind für alle einsehbar – zu jeder Zeit und an jedem Ort.

Vorteil 5: Zielgerichtet managen und führen

Als Führungskraft, Projektleiter oder Head of Marketing kommt Ihnen die Transparenz sehr entgegen. Denn Verantwortliche brauchen Übersicht und die haben sie. Zu jeder Zeit über Fortschritt und Status informiert, können auch Risiken oder Verzögerungen schnell erkannt werden. Wichtig im Content Marketing ist vor allem das, was nach der Veröffentlichung passiert. Durch Evaluation und Reflexion der Organisation im Team oder einzelnen Arbeitsabläufen, können fehlerhafte Strukturen oder Doppelarbeiten erkannt und direkt optimiert werden. Mit factro haben Sie auch die Leistungserfassung im Griff. In einem einfachen System können Sie vier Aufwände erfassen:

  • Plan-Aufwand: geschätzte Arbeitszeit
  • Ist-Aufwand: tatsächliche Arbeitszeit
  • Rest-Aufwand:geschätzter zusätzlicher Aufwand durch den Ausführenden
  • Delta-Aufwand: Differenz aus Plan- und Ist-Aufwand mit Einbezug vom Rest-Aufwand

Mit einem Überblick über alle Leistungen kann die Content-Erstellung zum Beispiel optimal geplant oder optimiert werden.

Organisieren Sie Ihr nächstes Content-Projekt mit dem richtigen Tool

Verbannen Sie E-Mails, Excel und Outlook endgültig aus Ihrer Content-Koordination. Machen Sie es sich doch einfach. Mit einem Projektmanagement-Tool haben Sie alle Prozesse im Griff und entwickeln durch mehr Struktur und Zeitersparnisse langfristig besseren Content.

Autorin: Denise Rüffer hat eine Leidenschaft für Kommunikation, Software und Tools. Nach einem Studium in Medienkommunikation & Journalismus sowie ersten Erfahrungen beim Westfalenblatt und bei RTL Hessen, ist sie aktuell Redakteurin bei der SCHUCHERT MANAGEMENTBERATUNG. Schwerpunktmäßig beschäftigt sie sich mit Projektmanagement und Collaboration. Tipps und Tools für erfolgreiche Zusammenarbeit teilt sie regelmäßig auf dem factro Blog.

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