Das Prinzip der Checkliste ist aus unserem Alltag nicht wegzudenken. Ein gutes Beispiel für die einfachste Form der Checkliste – noch aus dem analogen Zeitalter stammend – ist der altgediente Einkaufszettel. Mit Checklisten nach dem gängigen To-do-Muster organisieren wir viele Bereiche unseres Lebens, denn bereits Erledigtes abzuhaken vermittelt das gute Gefühl, alles im Griff zu haben – nicht nur im Büro. Ohne automatische Erinnerung, beispielsweise per Checklist-App, würden wir im Stress sicher so manches vergessen. Mit Hilfe von Checklisten behalten wir im Job den Überblick, überprüfen unseren Businessplan Schritt für Schritt, finden eine Entscheidung oder erleichtern uns Umzug und Urlaubsvorbereitung.
Warum also nicht auch bei der Textarbeit auf Bewährtes zurückgreifen? In enger Absprache mit unseren Kunden haben wir vor einiger Zeit für Textaufträge eine optional aktivierbare Checkliste eingeführt – ein Service, der einen wichtigen Beitrag zur gleichbleibend hohen Qualität des generierten unique content leistet.
Für alle, die diese relativ neue Funktion noch nicht kennen, soll sie im Folgenden kurz vorgestellt werden.

Nachgehakt: Wie funktioniert das neue Feature und wem nützt es?

Seit Juli 2014 erleichtern Checklisten für Autoren und Content-Manager die Annahme und Abgabe von Texten bei content.de. Entstanden ist die Idee, künftig mit Checklisten zu arbeiten, aus der Erfahrung und der Erkenntnis heraus, dass es gerade bei Aufträgen, die das Erstellen vieler kurzer Texte nach gleichem Muster (konkret: Produktbeschreibungen) erfordern, sinnvoll ist, ein zusätzliches Kontrollinstrument einzurichten, um unnötige Revisionen von Texten zu vermeiden.
Die Checkliste erscheint auf der Benutzeroberfläche stets neben bzw. unter dem Textfeld und enthält mehrere kurze Ja-/Nein-Fragen zum Inhalt, die vor der finalen Abgabe bzw. Annahme eines Textes beantwortet werden müssen, indem Autor oder Content-Manager bzw. Client entsprechende Kontrollkästchen per Mausklick markieren. Kunden haben die Option, die Checkliste entweder nur intern zu verwenden (allein zur Kontrolle für den Content-Manager) oder sie auch für Autoren freischalten zu lassen, sodass diese bereits während der Texterstellung damit arbeiten können.
Die Verwaltung der Checkliste erfolgt für Clients im Frontend über den Menüpunkt „Verwaltung“, Unterpunkt „Checklisten“.

Abhaken und durchstarten!

Zur Veranschaulichung des Nutzens ein weiteres Beispiel: Piloten arbeiten – etwa vor dem Start oder der Landung – Checklisten ab, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen korrekt sind und kein wichtiges Detail vergessen wurde. Sie kennen viele der Checklisten auswendig, lesen diese aber dennoch ab (bzw. lassen sie sich vom Co-Piloten vorlesen) und kontrollieren die Ausführung jeden Punktes genau. Diese Vorgehensweise soll verhindern, dass durch Routine, Stress oder Unachtsamkeit etwas vergessen wird, obwohl die Abläufe vermeintlich blind beherrscht werden.
So kann es auch einem Autor gehen, der die hundertste Produktbeschreibung für denselben Auftraggeber verfasst und mit der Materie bestens vertraut ist. Allerdings können ihm trotzdem – oder sogar gerade deswegen, aufgrund aufkommender Routine – Flüchtigkeitsfehler unterlaufen, die mit aktivierter Checkliste nicht passiert wären. Im Arbeitsalltag, der selten frei von Ablenkungen, Störungen und Unterbrechungen ist, kostet es wertvolle Zeit, eine Entscheidung immer wieder neu treffen zu müssen. Praktischer ist es, auf eine Checkliste als Erinnerungsstütze zurückgreifen zu können.

Viele Vorteile für Clients und Autoren

Die individuell vordefinierten Checkpunkte dienen der Orientierung und unterstützen das Schreiben und Abnehmen kurzer oder langer Texte. Sehr hilfreich ist die Aktivierung dieser Funktion beispielsweise bezüglich der Beschreibung gestalterischer Merkmale von Produkten, denn jeder interpretiert bestimmte Stile und Designs anders. Jetzt können nicht nur Keywords vorgegeben, sondern Kernpunkte einer gewünschten Schreibweise und des inhaltlichen Aufbaus zudem in einer kompakten Übersicht abgefragt werden, zum Beispiel: „Hauptfarbe zuerst genannt?“ Oder es kann eine Anweisung bestätigt werden, wie etwa: “keine Wortdopplung vorhanden”. Bei langen Texten läuft die Checkliste neben/unter dem jeweiligen Textabschnitt her und kann beim Schreiben bzw. Lesen abgehakt werden, sobald eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.
Alle Häkchen müssen gesetzt sein, damit ein Text eingereicht/angenommen werden kann. Dadurch ist die Einhaltung klarer Vorgaben bestmöglich gewährleistet. Fehler können nicht mehr so leicht übersehen werden, da Autoren/Lektoren nochmals explizit darauf hingewiesen werden, worauf zu achten ist. Das Abarbeiten der Checkliste stellt sicher, dass die wichtigsten Punkte des Briefings eingehalten wurden.
Nach einer Testphase und mittlerweile dreimonatiger Erfahrung mit dem neuen Feature fällt die Bilanz durchweg positiv aus – das Feedback unserer Kunden und Autoren spricht für die Checkliste.

Vor dem Start: Tipps für Anwender

Bevor Sie als Auftraggeber etwa 3 bis 5 wesentliche Punkte für die Checkliste benennen, sollten Sie zuerst – wie gewohnt – ein ausführliches Briefing für Autoren und Content-Manager erstellen. Das Briefing muss präzise formuliert sein und alle wichtigen Informationen enthalten, sodass es möglichst ohne Rückfragen des Autors verstanden wird. In der Checkliste bringen Sie anschließend idealerweise ausschließlich die Punkte des Briefings unter, die zu 100 % umgesetzt werden müssen – das heißt, nur solche, bei denen eindeutig zu beantworten ist, ob die Bedingung erfüllt ist oder nicht. Die Checkliste ersetzt also nicht das umfassendere, verbindliche Briefing. Es dürfen keine Punkte, die bereits in das Briefing gehören, in die Checkliste „ausgelagert“ werden. Außerdem ist hier weniger eindeutig mehr: Das Abfragen zu vieler Punkte ist nicht zielführend. Beschränken Sie sich möglichst auf maximal 5 Punkte.
Auch als Autor profitieren Sie von der Checkliste, da Sie mit ihrer Hilfe Flüchtigkeitsfehler vermeiden und Ihre Aufmerksamkeit auf wesentliche Punkte fokussieren können. Denn Revisionen verzögern nicht nur den Zeitplan des Auftraggebers, sondern bedeuten schließlich auch für den Texter immer einen erhöhten, unerwünschten Arbeitsaufwand. Überprüfen Sie Ihren Text am besten zunächst abschnittsweise – die Checkliste dabei nicht aus den Augen verlieren – und lesen ihn dann noch mal ganz.

Und wo ist der Haken?

Die Arbeit mit der Checkliste mag zunächst für beide Seiten als Mehraufwand erscheinen. Da dieser aber sehr gering ist und sich im Grunde schon bei 20 gleichen bzw. ähnlichen Aufträgen mit besonderen Anforderungen lohnt, zahlt sich der Einsatz langfristig aus und alle Beteiligten profitieren davon.
Fazit: Nur ein kleines Häkchen für Sie, aber ein großer Schritt in Richtung optimierter Content. Die Checkliste stellt eine echte Bereicherung in puncto Arbeitserleichterung und Qualitätskontrolle dar.

Kontrollzwang als integrativer Bestandteil des Qualitätsmanagements

Nicht umsonst arbeiten Airlines und Krankenhäuser mit Checklisten: Sie helfen den Mitarbeitern, in jeder Situation den Überblick zu behalten und nichts Wesentliches zu übersehen. Während solche Institutionen allgemein gültige, standardisierte Checklisten verwenden, legt bei content.de der Auftraggeber die Checkpoints für jeden neuen Auftrag jeweils individuell selbst fest.
Auf einer Textplattform geht es zwar nicht um Leben und Tod, aber Autoren, Lektoren und Content-Manager können sich dennoch einiges von Piloten und beim medizinischen Personal eines OP-Teams abgucken. Denn während bei Letzteren die Flug- bzw. Patientensicherheit oberste Priorität hat, liegen uns Kundenzufriedenheit und Textqualität besonders am Herzen.
In beiden Fällen geht es um die Einhaltung höchster Qualitätsstandards mit Hilfe von Prüflisten. Zwar ist das Worst-Case-Szenario eines Flugzeugabsturzes sicherlich bedrohlicher als ein unvollständiger Text und das Risiko, dass bei einem Patienten der falsche Arm operiert wird, nicht vergleichbar mit einer fehlerhaften Artikelbeschreibung, aber die falsch angegebene Ärmelfarbe seines Shirts ärgert den Betreiber eines Onlineshops und sorgt am Ende möglicherweise für höhere Retourenquoten.
Die konsequente Anwendung von Checklisten kann hier Abhilfe schaffen.

Finaler Check

Wer bereits mit der Checklisten-Funktion arbeitet, kann sich wiederum den anfangs erwähnten Piloten zum Vorbild nehmen: Checklisten werden in der Luftfahrt immer vollständig abgearbeitet. Das heißt konkret: Wird das Durchgehen der Checkliste – z. B. durch einen dringenden Funkspruch (in Ihrem Fall vielleicht eher einen Anruf, der dazwischenkommt) – unterbrochen, muss diese wieder von Anfang an abgearbeitet werden, statt direkt zum nächsten Punkt zu springen. Durch die Einhaltung dieser Regel können sich Autoren, Lektoren und Texte annehmende Clients sozusagen selbst disziplinieren und sich damit letztendlich die Arbeit erheblich erleichtern – Zeitersparnis garantiert.
content.de wünscht einen guten Start mit der Checkliste!
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen und eine individuelle Beratung.

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