8 Tipps für eine effektive Vorarbeit durch den Auftraggeber

Checkliste: Effektive Vorarbeit durch den AuftraggeberAls Auftraggeber bei content.de können Sie während des gesamten Projektverlaufs auf die Unterstützung unseres Teams und die technischen Hilfsmittel unserer Plattform zählen. Eine organisierte Vorbereitung ist besonders wichtig, um von Anfang an einen reibungslosen Ablauf Ihres Projekts zu ermöglichen: In diesem Artikel stellen wir Ihnen acht wertvolle Tipps für die effektive Vorarbeit vor. Hilfreiche Links zu weiterführenden Quellen ergänzen viele Tipps und am Ende des Artikels finden Sie eine praktische Checkliste zur schnellen Orientierung.

Dieser Beitrag richtet sich in erster Linie an Auftraggeber – natürlich freuen wir uns auch über ergänzende Hinweise unserer Autorinnen und Autoren!

 

1. Themensuche: die Vorbereitung vorbereiten

Kurz und knapp: Identifizieren Sie frühzeitig Themen, die für Ihre Leser interessant sind, und stecken Sie relevante Themenbereiche klar ab.

Details: Im Prozess des Content-Kaufs bei content.de ist die Entwicklung eines Content-Plans wichtig, besonders bei umfangreichen Textprojekten. Für die Ausarbeitung eines passenden Plans ist es bedeutend, dass Sie im Vorfeld festlegen, welche Themen Ihre Textaufträge abdecken sollen. Bei langfristig angelegten Projekten müssen Sie dann nicht mitten im Projektverlauf neue Themen finden und abgleichen, um Doppelungen zu vermeiden.

Bei der Themensuche kann es auch eine wertvolle Bereicherung für Ihre Webpräsenz sein, wenn Sie Ihren Lesern eine möglichst vielseitige Themenauswahl bieten. Sie sollten die zentrale Thematik daher nicht mit Scheuklappen betrachten, sondern etwas um die Ecke denken. Hier müssen Sie allerdings darauf achten, nicht den roten Faden zu verlieren, um den Besuchern Ihrer Webseite ausschließlich wertvollen und relevanten Content zu bieten. Denn der thematische Zusammenhang muss für die Leser und – aus SEO-Gründen – für die Crawler von Google und Co. gleichermaßen erkennbar sein. Für diese Anforderung bietet sich die content.de-Themensuche an. Sie liefert Ihnen nicht nur relevante Themenvorschläge, sondern auch eine erste Gruppe von Autoren, die sich in Ihrem Projekt einbringen möchten.

Nützliche Links:

 

2. Zusammenarbeit im Team: von Anfang an für Übersichtlichkeit sorgen

Kurz und knapp: Erleichtern Sie sich die Bearbeitung des Projekts im Team, indem Sie sich einen übergeordneten Projektplan mit Ihren Mitarbeitern teilen.

Details: Wenn Sie die Themensuche abgeschlossen und einen Content-Plan erstellt haben, können Sie vorbereitend noch einen übergeordneten Plan erstellen – von der Briefingerstellung und Autorensuche über die Beauftragung bis hin zum Kauf bzw. zur Verwendung des gekauften Contents. Dies sorgt für eine zuverlässige Orientierung im gesamten Prozess und vereinfacht gegebenenfalls die Zusammenarbeit mit anderen Content-Managern. Wenn Sie diese Übersicht beispielsweise in einem geteilten Dokument abspeichern, können abgeschlossene Schritte als solche markiert werden und alle Mitarbeiter befinden sich stets auf demselben Stand.

Hinweis: Sie haben bei content.de die Möglichkeit, für jeden Content-Manager in Ihrem Team einen eigenen Zugang anzulegen. Gerade bei umfangreichen Projekten dient es der Übersicht und einfachen Bearbeitung, wenn jedem Content-Manager einzelne Projekte zugeordnet werden. So kann beispielsweise für jedes Projekt ein eigenes Briefing verwendet werden.

 

3. Self-Service: eigene Leistungspotenziale realistisch einschätzen

Kurz und knapp: Sorgen Sie bei der Planung im Self-Service dafür, dass Sie die angeforderten Textvolumen rechtzeitig abarbeiten und annehmen können.

Details: Als Auftraggeber bei content.de sollten Sie nicht den zeitlichen Aufwand unterschätzen, der sich durch die Annahme der bestellten Texte im Self-Service ergeben kann. Es ist daher wichtig, realistisch zu beurteilen, welches Volumen beim Textkauf in welchem Zeitraum sinnvoll geprüft und angenommen werden kann. So verhindern Sie, dass eingereichte Texte nicht nur überflogen oder im schlimmsten Fall nicht rechtzeitig angenommen werden.

Das ist auch ein wichtiger Aspekt für die gelungene und faire Zusammenarbeit mit unseren Autoren: Wenn diese viel Energie in die hochwertigen Texte investieren, ist es sehr ärgerlich, wenn ihre Texte automatisch vom content.de-System angenommen werden. Denn die positiven Bewertungen, die ihre Texte eigentlich verdient hätten, fehlen dann in der Statistik auf dem Autorenprofil. Auch für Sie kann sich dadurch ein Nachteil ergeben: Texte, die Ihren Ansprüchen nicht komplett entsprechen, werden in diesem Fall ebenfalls automatisch angenommen und können nicht mehr in Revision geschickt werden.

Das Abwicklungsvolumen lässt sich im späteren Projektverlauf gegebenenfalls anpassen. Durch die Möglichkeit zum Zeittracking bei der Textannahme können Sie hier die jeweils benötigte Dauer genau ermitteln. Eine realistisch-großzügige Planung in der Vorbereitungsphase ermöglicht Ihnen einen gelungenen Projektauftakt.

 

4. Content-Plan: Raum für Flexibilität lassen

Kurz und knapp: Planen Sie bei der Vorbereitung des Projektverlaufs die zeitlichen Abläufe so ein, dass Sie flexibel mit unerwarteten Komplikationen oder spontanen Entscheidungen umgehen können.

Details: Bei der Erstellung Ihres Projektplans empfiehlt es sich, Spielraum für flexible Entscheidungen und evtl. eine Einarbeitungsphase einzuplanen – besonders wenn Sie mit neuen Autorinnen und Autoren arbeiten. Finden Sie die passende Balance zwischen a) verbindlichen Fristen für wichtige Teilschritte des Projekts und b) Potenzialen zum flexiblen Arbeiten. Wenn Sie hier mit ausreichendem Spielraum arbeiten, verringern Sie die Gefahr unangenehmer Überraschungen im Projektverlauf. Damit lassen sich eventuelle Komplikationen leichter auffangen – und im Idealfall schließen Sie das Projekt sogar schneller ab als in Ihrem Plan vorgesehen.

Zum Weiterlesen:

 

5. Die Zielgruppe kennen und ihre Anforderungen „greifbar“ machen

Kurz und knapp: Konvertieren Sie die speziellen Anforderungen Ihrer individuellen Zielgruppe vor der Briefingerstellung in konkrete Anweisungen.

Details: Die eigene Zielgruppe zu kennen ist für eine erfolgreiche Content-Strategie unverzichtbar – allerdings reicht das allein noch nicht aus: Sie sollten die individuellen Anforderungen dieser Zielgruppe auch kurz und knapp zusammenfassen können. Das hilft einerseits den Autoren, andererseits aber auch den Content-Managern von content.de, wenn Sie ein Full-Serviceangebot in Anspruch nehmen. Besonders hilfreich ist es, einen bereits bestehenden Mustertext mitzuliefern. Gerade für Autoren ist das eine sehr sinnvolle Orientierungshilfe. Wenn Sie allerdings Initialcontent für Ihr Webprojekt benötigen und daher noch über keinerlei Textbestand verfügen, können Sie vorbereitend zum Start Ihrer Content-Strategie eine kurze Testphase laufen lassen: Wenn ein gekaufter Text Ihren Anforderungen genau entspricht (bzw. wenn geringe Anpassungen am Text Ihrerseits für ein hervorragendes Ergebnis schon ausreichen), können Sie diesen als Referenz für zukünftige Aufträge im Projekt verwenden.

 

6. Briefing: aus Autorenperspektive denken

Kurz und knapp: Nehmen Sie bei der Briefingerstellung die Perspektive von Außenstehenden und Autoren ein und überprüfen Sie kritisch, ob wirklich alle relevanten Anforderungen abgedeckt sind.

Details: Als Schnittstelle zwischen Ihnen als Auftraggeber und Ihren Autoren entscheidet das Briefing maßgeblich über den erfolgreichen Ablauf Ihres Projekts. Wenn Sie die Erstellung des (oder der) Briefings sinnvoll vorbereiten, können Sie ein großes Potenzial für Zeitersparnisse ausnutzen. Content „korrekt“ anzufordern ist in erster Linie eine Übungssache und wird mit zunehmender Erfahrung immer einfacher. Gerade für neue Auftraggeber lautet hier der scheinbar simple Tipp: Versetzen Sie sich in die Lage der Autoren. Bedenken Sie, dass Sie als Textkäufer weitaus mehr über Ihr Projekt wissen als Ihre Autoren. Aspekte, die für Sie aufgrund Ihres Hintergrundwissens selbstverständlich erscheinen, sind es nicht unbedingt auch für Ihre Schreiberlinge! Gleichzeitig darf das Briefing aber auch nicht so überladen sein, dass es potenzielle Autoren abschreckt. In Bezug auf den Informationsgehalt in Briefings hat sich diese Daumenregel bewährt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich!

Je nach Projektumfang bietet es sich an, einen Pre-Test mit dem Briefing durchzuführen. Wenn Sie beispielsweise 2.000 Produktbeschreibungen für einen Shop benötigen, können Sie zunächst kleinere Auftragsmengen anfordern. Durch die Abwicklung von zunächst beispielsweise zehn bis 20 Aufträgen sammeln Sie Erfahrungen, die Sie bei Bedarf in eine Überarbeitung des Briefings einfließen lassen können.

Bevor Sie das Briefing ins content.de-System übertragen, können Sie es auch von Außenstehenden in Ihrem Bekanntenkreis lesen lassen. So erhalten Sie schon vorab ein Feedback dazu, ob für Menschen, die am Projekt bisher in keiner Weise beteiligt sind, offene Fragen verbleiben. Bei der Erstellung des Briefings hilft Ihnen gern Ihr Ansprechpartner bei content.de weiter – durch einige vorbereitende Schritte geht der Prozess aber noch einfacher und schneller von der Hand.

Hinweis: Präzision im Briefing zahlt sich aus! Bei schwammigen Vorgaben verfasst der Autor entweder einen Text nach seinen eigenen Vorstellungen (was sich mit Ihren Wünschen nicht decken muss) oder er reserviert den Text zunächst für sich und holt sich dann die notwendigen Informationen per Nachricht von Ihnen ein. In beiden Fällen verlieren Sie wertvolle Zeit. Machen Sie sich daher frühzeitig in der Planungsphase bewusst, welche konkreten Aspekte umgesetzt werden sollen. Dazu gehören auch Punkte, die Sie ausdrücklich NICHT wünschen! Ebenso sollten Sie auf den ersten Blick unscheinbare Faktoren berücksichtigen, die sich letztendlich aber stark auf die Gestalt des Textes auswirken können. Dazu gehören Vorgaben wie beispielsweise: mit oder ohne Leseransprache? Wenn mit, dann per „Du“ oder per „Sie“? In welcher Person soll geschrieben werden – in der neutralen dritten Person Singular oder aus der „Wir“-Perspektive? Sind Aufzählungen erlaubt? usw.)

Hilfreiche Links:

 

 7. Autorenakquise: erfolgreiche Kooperation mit geeigneten Partnern

Kurz und knapp: Finden Sie frühzeitig zuverlässige und geeignete Autoren für die Qualitätsstufe(n) Ihres Projekts.

Details: Die Anzahl und die gewählte Qualitätsstufe der angeforderten Texte sind von Projekt zu Projekt sehr unterschiedlich. Während bei einem Bedarf an anspruchsvollen redaktionellen Inhalten eine Qualitätsstufe unter 4*+ selten zu empfehlen ist, müssen nicht alle Texte dringend Premium-Qualität haben. Hier eröffnen sich Sparpotenziale, wenn Sie beispielsweise für verschiedene Abschnitte Ihrer Webseite verschiedene Qualitätsstufen wählen.

Wenn Sie ein anspruchsvolles Projekt mit hoher Textqualität planen und Ihre finanzielle Planung es erlaubt, empfiehlt sich in der Regel eine Abwicklung über Group Orders oder Direct Orders. Dafür benötigen Sie aber Autoren, die (wenn Sie sich für Group Orders entscheiden) über die geforderte Qualitätseinstufung verfügen, die im Schreibstil Ihren persönlichen Geschmack treffen und mit denen eine angenehme und langanhaltende Zusammenarbeit möglich ist.

Im Idealfall verfügen Sie schon vor Projektbeginn über eine Gruppe passender Autoren. Klären Sie im Vorfeld mit interessierten Autoren ab, ob diese eine kurz- oder langfristige Projektmitarbeit planen. Wenn Sie diesen Punkt möglichst frühzeitig abhaken, ersparen Sie sich später den Aufwand, mitten im Projektverlauf neue Autoren akquirieren und vor allem „einarbeiten“ zu müssen.

Zur Akquise geeigneter Autoren bietet es sich an, die verschiedenen Order-Typen auf content.de zu nutzen. Um noch einmal auf das Beispielprojekt mit den 2.000 Produktbeschreibungen zurückzukommen: So können Sie beispielsweise die ersten 100 Produktbeschreibungen als Open Orders beauftragen und so allen Autoren zur Verfügung stellen, die die notwendige Qualitätseinstufung erreicht haben. Daraufhin können Sie bewährte Autoren in einer Gruppe zusammenfassen und die weiteren Aufträge als Group Orders einspielen. Wenn bestimmte Autoren Sie dabei besonders überzeugen, können Sie diese per Direct Order mit Texten für Ihre A-Produkte oder für besonders wichtige Inhalte beauftragen.

Bei der Suche nach geeigneten Autoren hilft Ihnen unser Autorensupport auf Wunsch gern kompetent weiter. Wir empfehlen aber auch eine Ausschreibung an unserem Schwarzen Brett!

Zum Weiterlesen:

 

8. Auftragserstellung: auf die technische Unterstützung von content.de setzen

Kurz und knapp: Machen Sie sich die technischen Möglichkeiten zunutze, die die content.de-Plattform Ihnen für die Auftragserstellung bietet.

Details: An diesem Punkt der Vorbereitungsphase ist der Content-Plan erstellt, das Briefing formuliert und ein Autorenpool festgelegt. Weiter geht’s mit der Vorbereitung der Auftragserstellung. Ein ansprechendes Thema führt leider nicht automatisch zu einem gut rankenden Text. Damit Ihre Texte ihr volles Potenzial entfalten können, sollten Sie vor der Auftragserstellung auf content.de-Tools wie die CRR-Analyse zurückgreifen: Erstens können Sie sich so an den besten Rankingergebnissen zu Ihrem Thema orientieren, zweitens bieten die durch die Analyse ermittelten Keywords ein nützliches „Gerüst“, das den Autoren das zielsichere Texten vereinfacht. Bei den Vorgaben zur Keyworddichte und -anzahl sollten Sie natürlich nicht übertreiben, aber je konkreter Ihre Vorgaben sind, desto besser entspricht der entstehende Text Ihren Vorstellungen.

Weiterführende Links:

 


 

CHECKLISTE

Hier finden Sie eine übersichtliche Checkliste zu den wichtigsten Punkten. Je mehr Punkte Sie schon vor Projektbeginn bearbeiten können, desto reibungsloser verläuft Ihr Einstieg beim Content-Kauf bei content.de. Aber keine Sorge, wenn einige Kästchen leer bleiben: Sie können sich stets an das content.de-Team wenden und wir finden gemeinsam eine geeignete Lösung!

 

  • Relevante Themenbereiche identifiziert und festgelegt?
  • Potenzial der content.de-Funktion Themensuche berücksichtigt?
  • Gesamten Ablauf zusammengefasst und ggf. für alle Mitarbeiter zugänglich abgespeichert?
  • Ggf. verschiedene Zugänge für verschiedene Team-Mitglieder angelegt?
  • Eigene Leistungspotenziale bei der Textannahme im Self-Service ermittelt?
  • Im Zeitplan verbindliche Deadlines für zentrale Projektabschnitte festgelegt?
  • Im Zeitplan Puffer für flexibles Arbeiten berücksichtigt?
  • Anforderungen Ihrer Zielgruppe in konkrete Anweisungen umgewandelt?
  • Geeigneten Mustertext ausgewählt/angefordert/bereitgestellt?
  • Testphase für das Briefing (bzw. die Briefings) durchgeführt?
  • Pool geeigneter Autoren-Kandidaten ermittelt und Absprachen gehalten?
  • CRR-Analyse für zentrale Themen/Texte durchgeführt?
  • Bei Fragen ggf. schon vorab Kontakt mit Ihrem Ansprechpartner bei content.de hergestellt?

 

Foto: drawing checkbox, peshkova@fotolia.com

One thought on “8 Tipps für eine effektive Vorarbeit durch den Auftraggeber

  • 2. Oktober 2014 at 14:03
    Permalink

    Hoffentlich ist mit diesem Beitrag den Auftraggebern geholfen!

    Für uns „nur“ Vier-Sterne-Texter klingt #7 freilich etwas frustrierend.

    MfG

    MM

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